eBuku Tamu Digitalby Elliott Invitation

Panduan pengguna

Jalankan acara dari persiapan sampai check-in.

Ikuti langkah praktis untuk menyiapkan Buku Tamu Digital, mengundang tamu, dan menjaga meja penerima tamu tetap berjalan pada hari acara.

Mulai membacaButuh bantuan? (membuka tab baru)

Support: Senin–Jumat, 09.00–17.00 WIB

01

Mulai menggunakan

  1. Daftar akun, lalu masuk memakai email dan password yang Anda buat.
  2. Pilih paket yang sesuai jumlah tamu dan lanjutkan checkout QRIS melalui Sumopod.
  3. Selesaikan pembayaran, lalu tunggu status pembayaran di aplikasi terverifikasi sebelum membuat acara. Jangan menganggap pembayaran aktif hanya dari bukti transfer atau halaman checkout.
  4. Setelah status terverifikasi, buat acara dan mulai menyiapkan daftar tamu.

Sumopod memproses pembayaran QRIS. Jika status belum aktif, jangan bayar ulang sebelum memeriksa status dan langkah troubleshooting.

02

Membuat acara

Isi nama dan tanggal acara dengan benar. Order yang sudah lunas, terverifikasi, dan belum digunakan akan diterapkan otomatis saat acara dibuat. Data ini dipakai untuk membedakan acara dan menampilkan operasional yang tepat pada hari-H.

  • Aktifkan fitur selfie bila diperlukan; pastikan tamu mengetahui pengambilan foto bersifat opsional.
  • Simpan perubahan, lalu buka dashboard acara untuk memastikan detail dan pengaturan sudah benar.

03

Menyiapkan tamu

  1. Unduh template CSV dari dashboard acara agar format header sesuai.
  2. Isi kolom name untuk setiap tamu; nama adalah kolom wajib.
  3. Impor CSV dan baca error per baris bila ada. Perbaiki file, lalu impor kembali.
  4. Periksa jumlah tamu terhadap batas paket. Kurangi data atau gunakan paket yang sesuai sebelum melanjutkan.
  5. Edit atau hapus tamu secara manual bila ada perubahan kecil setelah impor.

Simpan file sumber CSV di tempat aman. Gunakan UTF-8 agar karakter nama tidak rusak.

04

Persiapan hari-H

  • Untuk program uji coba, siapkan maksimal dua perangkat check-in: satu utama dan satu cadangan.
  • Gunakan Chrome terbaru, bawa charger atau power bank, dan nonaktifkan penghemat baterai yang dapat menutup browser.
  • Siapkan internet utama dan cadangan, misalnya hotspot terpisah.
  • Cetak atau tampilkan QR tamu dengan jelas, siapkan welcome screen, lalu jalankan simulasi QR, pencarian manual, pax, dan sinkronisasi sebelum tamu datang.
  • Buat ekspor cadangan daftar tamu sebelum acara dimulai.

Checklist sebelum pintu dibuka

  1. Masuk ke acara yang benar pada perangkat utama dan cadangan.
  2. Pastikan kamera mendapat izin dan QR uji dapat dipindai.
  3. Pastikan pencarian manual, input pax, dan layar sukses bekerja.
  4. Periksa indikator koneksi dan siapkan hotspot cadangan.
  5. Letakkan charger, QR, dan perangkat di meja penerima tamu.

05

Operasional check-in

Pindai QR bila tamu membawanya. Bila tidak, cari nama secara manual. Konfirmasikan data tamu dan jumlah pax sebelum menyimpan check-in.

  • Pencarian tamu terdaftar tidak memerlukan PIN. Untuk tamu yang tidak terdaftar, minta supervisor memasukkan PIN supervisor sebelum menambahkannya.
  • Akses supervisor aktif selama 15 menit. Tekan Kunci sekarang sebelum meninggalkan perangkat.
  • Lima PIN salah mengunci penambahan tamu selama 5 menit. Saat offline, perangkat dapat memakai PIN lama sampai sinkronisasi berikutnya.
  • Layar sukses dari server berarti check-in sudah tercatat. Jangan kirim ulang hanya karena petugas ragu.
  • Saat koneksi putus, check-in tersimpan dalam antrean dan siap disinkronkan.
  • Jangan melakukan check-in kedua pada tamu yang sudah berstatus berhasil; cari namanya untuk memeriksa status terlebih dahulu.
  • Sambungkan kembali internet. Sinkronisasi berjalan otomatis; biarkan perangkat dan tab tetap terbuka sampai jumlah antrean nol.

06

Setelah acara

  1. Ekspor data tamu sebagai CSV dan periksa jumlah check-in serta data penting lain.
  2. Data acara disimpan maksimal 90 hari setelah tanggal acara. Unduh arsip yang masih diperlukan sebelum masa retensi berakhir.
  3. Jaga privasi tamu: simpan ekspor di perangkat atau penyimpanan privat, dan jangan meninggalkan file ekspor pada perangkat publik atau pinjaman.

07

Troubleshooting

Status pembayaran belum aktif

Tunggu sebentar, refresh halaman return atau dashboard, dan periksa status order. Jangan membayar ulang. Bila tetap belum aktif, hubungi support dengan email akun dan bukti transaksi yang tidak memuat data pembayaran sensitif.

Tidak bisa masuk

Periksa kembali email dan password. Reset password hanya dilakukan admin melalui WhatsApp, bukan tombol reset otomatis di aplikasi.

Impor CSV gagal

Gunakan template, cek header, pastikan name terisi, simpan sebagai UTF-8, lalu periksa batas tamu paket Anda.

Kamera atau QR gagal dipakai

Izinkan kamera di browser, gunakan HTTPS, tutup aplikasi lain yang memakai kamera, lalu muat ulang. Gunakan pencarian manual bila QR tetap tidak terbaca.

Antrean check-in belum tersinkron

Pertahankan tab dan perangkat tetap terbuka, sambungkan kembali internet, lalu tunggu sinkronisasi otomatis selesai hingga jumlah antrean nol sebelum menutup browser atau mematikan perangkat.

08

Pertanyaan umum

Berapa perangkat yang dapat dipakai?

Untuk program uji coba, gunakan maksimal dua perangkat: perangkat utama dan cadangan.

Apa yang dilakukan saat internet putus?

Sambungkan kembali internet. Check-in dalam antrean akan disinkronkan otomatis; jangan tutup tab atau matikan perangkat sampai jumlah antrean nol.

Bagaimana jika tamu tidak membawa QR?

Gunakan pencarian manual, konfirmasi identitas dan pax, lalu simpan satu kali.

Bagaimana reset password?

Hubungi admin melalui WhatsApp. Admin membuat link reset sekali pakai yang berlaku satu jam.

Berapa lama data disimpan?

Data acara disimpan maksimal 90 hari setelah tanggal acara, kecuali dihapus lebih awal atau diperlukan untuk kebutuhan hukum atau operasional yang sah.

Kapan support dapat dihubungi?

Support melayani Senin–Jumat, 09.00–17.00 WIB. Pesan di luar jam layanan diproses pada jam kerja berikutnya.

09

Support

WhatsApp Elliott Invitation: 0821-5148-9900 (membuka tab baru). Nomor ini dapat disalin bila WhatsApp tidak terbuka.

Jam layanan: Senin–Jumat, 09.00–17.00 WIB. Pesan di luar jam layanan diproses pada jam kerja berikutnya.

Agar penanganan cepat, sertakan email akun, nama acara, tahap yang bermasalah, dan screenshot pesan error atau layar terkait.

Jangan kirim password, token reset, atau data pembayaran sensitif melalui chat maupun screenshot.

Chat WhatsApp (membuka tab baru)